С 1 сентября 2026 года для всех участников коммерческих грузоперевозок станет обязательным составление перевозочных документов в цифровом формате. Обмен сведениями происходит через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), которые направляют данные в государственную базу ГИС ЭПД. Для оптимизации этих процессов функционал по подготовке электронных транспортных накладных (ЭТрН) теперь интегрирован непосредственно в учетный блок системы Экстерн.
Интеграция учетных функций позволяет значительно сократить время на рутинные операции и минимизировать ошибки ручного ввода. Сервис предлагает пользователям следующие инструменты для работы с цифровыми накладными:
Данный функционал доступен пользователям тарифных планов «Учетный» и «ИП без сотрудников», а также на иных тарифах Экстерна, где активировано расширение «Учет». Дополнительная плата за использование этих возможностей не взимается.
Процесс создания и подписания документов распределен между участниками перевозки и различными сервисами. Для наглядности этапы работы можно представить в виде последовательной схемы действий:
Важно! Первичные учетные документы и электронные накладные передаются и подписываются независимо друг от друга. УПД, акты или товарные накладные заверяются и отправляются контрагентам через Экстерн, в то время как сама ЭТрН подписывается участниками логистической цепочки исключительно в Диадоке и Логистике.
| Тип документа или этап | Где происходит оформление и подписание |
|---|---|
| Первичные документы (УПД, акты, ТОРГ-12) | Экстерн (создание, подписание и отправка контрагентам) |
| Черновик ЭТрН (первичные сведения) | Экстерн (формирование на основе первички и передача в Диадок) |
| Заполнение и подписание ЭТрН сторонами | Диадок (грузоотправитель и грузополучатель), Логистика от Контур.Диадока (перевозчик) |
Для обеспечения бесшовного обмена данными между учетной системой и сервисом электронного документооборота требуется соблюдение определенных условий.
Для полноценной отправки черновиков и получения готовых ЭТрН организации необходимо иметь зарегистрированный абонентский ящик в Диадоке. При его наличии интеграция с учетным модулем Экстерна активируется в автоматическом режиме. При возникновении технических сложностей связь между сервисами можно настроить вручную в личном кабинете. Стоит отметить, что добавить реквизиты уже оформленной ЭТрН в первичный документ можно и без настройки прямой интеграции с Диадоком.
Своевременный переход на электронный документооборот в грузоперевозках позволяет бизнесу заранее адаптироваться к грядущим законодательным требованиям и оптимизировать внутренние логистические процессы.
