Как верно оформить электронные больничные в 2026 году

Больничные листы уже несколько лет оформляются только в электронном виде, а пособия по ним СФР перечисляет сотрудникам напрямую. Работник не обязан приносить листок нетрудоспособности, а работодатель получает информацию о нем из системы фонда. Правила обмена данными при этом продолжают меняться. В 2026 году появились новые основания для оформления ЭЛН, фонд стал брать сведения для пособий из лицевых счетов работников, а в СЭДО сменились типы сообщений. Ниже разобрано, как бухгалтеру выстроить работу с электронными больничными по действующим правилам и к чему готовиться в 2027 году.

Как оформлять электронные больничные: основные правила

Порядок электронного документооборота при назначении пособий установлен Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ в редакции Федерального закона от 30.04.2021 № 126-ФЗ. На практике он сводится к четырем правилам, которые определяют всю дальнейшую работу с ЭЛН.

Правило 1: больничный выдается только в электронном виде

Бумажный листок нетрудоспособности выписывают лишь работникам, сведения о которых составляют государственную тайну, и лицам, находящимся под государственной защитой (п. 28 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Всем остальным сотрудникам больничный оформляется электронно.

Информацию о больничных работодатели тоже получают онлайн, поэтому обязаны наладить электронное взаимодействие с СФР. Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) формируется в ЕИИС «Соцстрах» (Приказ Минздрава от 23.11.2021 № 1089н). Проверять его подлинность не нужно: документ создается в информационной системе фонда и подписывается электронными подписями врача и медорганизации. Бумажные документы от работника не требуются, и номер больничного он сообщать не обязан, потому что уведомление об открытом листке работодатель получит из системы СФР.

Правило 2: нужен отчет о застрахованных лицах

С 2022 года почти все пособия выплачиваются в беззаявительном (проактивном) порядке. Чтобы выплата прошла оперативно, СФР заранее собирает у работодателей сведения о сотрудниках по форме, утвержденной Приказом СФР от 22.04.2024 № 643. Форма называется «Сведения о застрахованном лице» (СоЗЛ) и содержит персональные данные застрахованных сотрудников и реквизиты для перечисления им пособий.

Подавать СоЗЛ нужно в двух случаях:

• при приеме на работу нового сотрудника по трудовому договору или договору ГПХ (с 2023 года);
• при изменении личных данных сотрудника – смены фамилии, паспортных данных, реквизитов для перечисления пособий, номера телефона и т. д.; в этом случае работник пишет заявление, а работодатель передает сведения в СФР.

Правило 3: на ответ фонду – три рабочих дня

Сведения, необходимые фонду для назначения и выплаты пособия, работодатель должен отправить в течение трех рабочих дней со дня получения запроса после закрытия ЭЛН (п. 22 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010). Передаваемые данные заверяются УКЭП компании. За нарушение срока предусмотрен штраф 5 000 руб. (ч. 3 ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ).

Правило 4: виновник возмещает фонду излишне выплаченное пособие

СФР вправе требовать возмещения излишних расходов, возникших из-за недостоверных сведений (подп. 6.1 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Если неверные данные передал работодатель, возмещать лишние расходы придется ему. Если виноват сотрудник или медорганизация, расплачиваться за ошибку будут они.

Важно! Ошибку страхователя нельзя переложить на работника. По ст. 15 Закона № 255-ФЗ излишне выплаченное пособие с застрахованного лица взыскивается только при счетной ошибке или его недобросовестности, например при представлении документов с заведомо неверными сведениями. Удержание при этом не может превышать 20% от каждой последующей выплаты пособия или заработной платы.

Что изменилось в 2026 году

В течение 2026 года правила работы с электронными больничными корректировались несколько раз: менялись круг получателей, основания для формирования ЭЛН, порядок получения данных фондом и форматы сообщений в СЭДО. Рассмотрим эти изменения в хронологическом порядке.

С 1 января: больничные для самозанятых

Федеральный закон от 15.12.2025 № 456-ФЗ запустил эксперимент по добровольному страхованию самозанятых на случай болезни, который продлится до 31 декабря 2028 года. Самозанятый сам выбирает страховую сумму – 35 000 или 50 000 руб. в месяц – и платит взносы в СФР. Право на пособие возникает после шести месяцев непрерывной уплаты, первые выплаты стали возможны с июля 2026 года. Для заказчиков самозанятых новых обязанностей закон не вводит.

С 26 апреля: новые основания для оформления ЭЛН

Приказ Минздрава от 31.03.2026 № 222н дополнил Порядок формирования листков нетрудоспособности. Теперь больничный оформляется на общих основаниях работнику, который находится в отпуске по уходу за ребенком у одного работодателя и работает у другого, в том числе на полную ставку. Раньше пособие в такой ситуации полагалось только при работе на условиях неполного рабочего времени или на дому. Кроме того, ЭЛН стали формировать самозанятым, вступившим в систему добровольного страхования.

С 1 июля: фонд сначала смотрит лицевые счета

Постановление Правительства РФ от 10.05.2026 № 545 изменило Правила № 2010. Теперь СФР в первую очередь использует данные индивидуальных лицевых счетов работников, затем собственные сведения и только при их отсутствии или противоречии запрашивает информацию у работодателя. Повторно передавать страховой стаж, который уже учтен на лицевом счете, не нужно. Штраф за непредставление сведений не применяется, если запрошенные данные у фонда уже есть.

За работодателем при этом сохранились две обязанности:

• передавать сведения о страховом стаже, если периоды работы у него не отражены на лицевом счете;
• сообщать о днях освобождения от работы с сохранением заработка, с которого не начислялись взносы на ВНиМ, например о донорских днях или военных сборах.

Если такие дни не указать, фонд рассчитает пособие неверно, а работодатель рискует получить штраф за недостоверные сведения. Отдельное заявление на подключение к СЭДО больше не подается: регистрация происходит автоматически при первой электронной отправке сведений.

С 21 сентября: новые типы сообщений в СЭДО

СФР перевел СЭДО на пятизначные типы сообщений: к прежним номерам добавили «10». Например, тип 109 стал 10910, а 101 – 10110. Сообщения старых типов фонд принимал до 18 сентября 2026 года. Если учетная программа не обновлена, ответы на запросы фонда могут не дойти, и работодатель пропустит трехдневный срок.

Что изменится в 2027 году

Часть изменений 2027 года уже определена законами, часть пока существует в виде законопроектов и инициатив. Закладывать их в бюджет и бухгалтерские процессы стоит уже сейчас. Основные показатели собраны в таблице.

Показатель	2026 год	2027 год	Статус
Максимальное дневное пособие	6 827,40 руб.	около 7 860 руб.	Рассчитывается по закону из предельных баз 2025 и 2026 годов (2 759 000 и 2 979 000 руб.)
Максимальное пособие за полный месяц	около 207,5 тыс. руб.	около 239 тыс. руб.	Данные СФР, октябрь 2026 года
МРОТ – минимум пособия за полный месяц	27 093 руб.	28 935 руб.	Законопроект № 619-9 внесен в Госдуму
Стоимость страхового года для исполнителей по ГПХ	7 809,12 руб.	9 428,36 руб.	Рассчитывается по закону из МРОТ предыдущего года

Рост максимального пособия затронет не только фонд: первые три дня компания оплачивает по тем же правилам расчета, поэтому ее расходы на больничные высокооплачиваемых сотрудников вырастут примерно на 15%. Исполнитель по договору ГПХ получит право на пособие в 2027 году, только если взносы на ВНиМ за него за 2026 год составят не меньше 9 428,36 руб., поэтому заказчикам стоит до конца года проверить начисления.

Справка! Предел пособия задан в ч. 3.3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ: средний дневной заработок не может превышать сумму предельных баз для начисления страховых взносов за два года, предшествующих году наступления нетрудоспособности, деленную на 730. Именно поэтому размер максимального пособия на следующий год известен заранее.

Кто может выдать и получить электронный больничный

ЭЛН формируют сотрудники медорганизаций, имеющих лицензию на медицинскую деятельность (п. 2, 3 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н). Выдать больничный могут:

• лечащие врачи, кроме врачей скорой помощи;
• фельдшеры, если они выполняют функции лечащего врача;
• зубные врачи, если в медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь, нет врача-стоматолога.

Получить больничный могут граждане, застрахованные по обязательному соцстрахованию на случай ВНиМ (п. 1 Порядка № 1089н):

• россияне;
• постоянно или временно проживающие в РФ иностранцы и лица без гражданства;
• иностранцы и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ (кроме высококвалифицированных специалистов);
• исполнители по договорам ГПХ – если за предыдущий год взносы на ВНиМ за них составили не меньше стоимости страхового года;
• самозанятые, добровольно вступившие в систему страхования.

Отслеживать информацию об ЭЛН работники могут на портале Госуслуг или в личном кабинете на сайте фонда.

Проактивная выплата пособий: схема взаимодействия СФР, работодателя и медорганизации

В 2026 году взаимодействие СФР, страхователей и медучреждений выстроено как последовательность этапов, в которой у работодателя есть несколько точек контроля:

1. Медорганизация открывает больничный лист, и информация о нем сразу попадает в систему СФР.
2. СФР проверяет, поданы ли на работника сведения о застрахованном лице, и по ним определяет работодателя.
3. СФР извещает работодателя о том, что его сотрудник открыл ЭЛН.
4. После закрытия больничного СФР уведомляет об этом работодателя и направляет ему предзаполненные сведения для выплаты пособия; с 1 июля 2026 года большую часть данных фонд берет из лицевого счета работника.
5. Работодатель подтверждает, а при необходимости изменяет или дополняет эти сведения и передает их обратно в СФР в течение трех рабочих дней.
6. По инициативе инспектора СФР может дополнительно направить извещение; срок ответа – пять рабочих дней с момента подтверждения получения.
7. СФР перечисляет пособие в течение 10 рабочих дней после получения всех сведений и информирует об этом сотрудника и работодателя.

Если больничный закрыт, а запроса от фонда нет, работодатель может сам направить сообщение 10910 с номером ЭЛН – это инициирует запрос со стороны СФР.

Как работать с больничными в 2026 году: пошаговая инструкция

Чтобы электронные больничные не превращались в источник штрафов и задержек выплат, процесс удобно разбить на шесть шагов: от назначения ответственного до выплаты пособия за первые три дня.

Шаг 1. Настройте процесс работы с ЭЛН

Назначьте бухгалтера, ответственного за электронные больничные, и обеспечьте ему доступ к системе. На ответ фонду отводится всего три рабочих дня, поэтому определите заместителя на время отпуска или болезни ответственного сотрудника: пропуск срока стоит 5 000 руб. за каждый случай. Убедитесь также, что учетная программа обновлена и поддерживает пятизначные типы сообщений СЭДО, которые действуют с 21 сентября 2026 года.

Шаг 2. Станьте участником ЭДО с СФР

Взаимодействовать с фондом в электронном виде в 2026 году можно тремя способами:

• через сервис «Социальный электронный документооборот» (СЭДО), который интегрирован в учетные бухгалтерские программы;
• через личный кабинет страхователя на сайте фонда (предварительно нужно зарегистрироваться на Госуслугах);
• через оператора ЭДО.

С 1 июля 2026 года отдельное заявление на регистрацию в СЭДО не нужно: если компания уже отправляет отчетность в СФР через оператора ЭДО, регистрация произойдет автоматически при первой электронной отправке сведений.

Подключение к СЭДО через Контур.Экстерн. В Экстерне присоединиться к СЭДО можно через «Реквизиты плательщика». Для этого с главной страницы сервиса перейдите в настройки СФР одним из способов:

• выберите «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика»;
• выберите «СФР» → «Пособия и ЭЛН» → «Настроить СЭДО»;
• выберите «СФР» → в подразделе «Подключение к СФР» нажмите «Создать» → «Социальный электронный документооборот (СЭДО)».

Дальше настройка проходит в четыре этапа:

1. В разделе «Настройки СФР» укажите единый регистрационный номер СФР, который можно узнать по реквизитам организации через форму на сайте СФР; филиалы подключаются по отдельным регномерам и дополнительным кодам филиалов.
2. Поставьте галочку в поле «Получать требования, справки о расчетах и документы по проактивным выплатам через СЭДО»; таким же способом по очереди подключите каждую организацию.
3. Заполните реквизиты плательщика для СФР, указав сертификат, а если документы будет подписывать доверенное лицо – добавьте доверенность.
4. Отправьте в СФР «Сведения о застрахованном лице»; после включения СЭДО уведомления об открытии, продлении, закрытии и аннулировании больничных, а также запросы СФР по недостающим сведениям будут поступать в раздел «СФР» → «Проактивные выплаты» → «Входящие».

Шаг 3. Подайте сведения о застрахованных лицах

Чтобы СФР при наступлении страхового случая оплатил работнику больничный, работодатель должен заранее передать фонду данные для выплаты. Они содержатся в отчете «Сведения о застрахованном лице», форма которого утверждена Приказом СФР от 22.04.2024 № 643. СоЗЛ передают в течение трех рабочих дней с даты получения сведений от сотрудника: по новым сотрудникам и исполнителям по ГПХ – при трудоустройстве или заключении договора, а при изменении данных работника, например при смене фамилии, банка или способа получения пособия, – после получения от него новых данных. Если сведения не обновить, фонд направит пособие по старым реквизитам и выплата задержится.

Шаг 4. Получите информацию об открытии ЭЛН

Врач поликлиники входит в систему СФР и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты и запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного. Готовый документ медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах». Врач и медучреждение заверяют его усиленными КЭП, а сотрудник получает уникальный номер ЭЛН, который затем используют медучреждение, работодатель и СФР.

Соцфонд в онлайн-режиме оповестит работодателя об открытии ЭЛН на сотрудника, а также о каждом изменении статуса листка (открыт, продлен, закрыт, аннулирован) или о направлении работника на медико-социальную экспертизу.

Шаг 5. Передайте недостающие сведения в СФР

После закрытия больничного СФР уведомит об этом работодателя и направит ему предзаполненные сведения для выплаты пособия, которые нужно проверить, подтвердить или исправить. С 1 июля 2026 года большая часть данных у фонда уже есть: он берет их из индивидуальных лицевых счетов работников и получает от других госорганов по системе межведомственного обмена. Поэтому запрос работодателю приходит только тогда, когда информации не хватает или она противоречива.

Если запрос поступил, сведения нужно отправить в течение трех рабочих дней, подписав их УКЭП. Перечень зависит от вида пособия и установлен п. 22 Правил № 2010. Для больничного это, в частности:

• страховой стаж, если периоды работы у этого работодателя не отражены на лицевом счете;
• дни освобождения от работы с сохранением заработка, если с него не начислялись взносы на ВНиМ;
• периоды, которые исключаются из расчета, — отпуск, простой и отстранение от работы;
• заявление о замене лет в расчетном периоде;
• районный коэффициент;
• продолжительность рабочего времени.

Перед отправкой сведений необходимо проверить вид пособия, ФИО и СНИЛС работника, его статус на дату открытия больничного, а также реквизиты для выплаты. Если фонд уже получил корректные данные, повторно направлять их не нужно. Если в запросе указан неправильный вид пособия, следует ответить с признаком «Не подлежит оплате» и отправить сообщение 10910 с верным видом пособия. Если по одному больничному поступили два запроса, на второй необходимо ответить с признаком «Пособие не требуется». На основании полученных сведений СФР рассчитает пособие и перечислит его работнику.

Шаг 6. Оплатите первые три дня больничного

Первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель независимо от общей продолжительности больничного. Пособие нужно назначить в течение 10 календарных дней после получения из системы фонда сведений о закрытом ЭЛН, а выплатить — в ближайший установленный день выплаты зарплаты. Расчет пособия производится по тем же правилам, что и СФР: учитывается заработок за два предыдущих календарных года и страховой стаж. Если исполнитель по ГПХ работает по одному договору и не имеет других работодателей, первые три дня больничного оплачивает заказчик.

Начиная с четвертого дня болезни пособие выплачивает СФР. Максимальный срок перечисления составляет 10 рабочих дней с момента получения необходимых документов и сведений.

Некоторые виды больничных оплачиваются СФР полностью с первого дня. К ним относятся пособия по беременности и родам, карантину, уходу за больным членом семьи, несчастному случаю на производстве или профессиональному заболеванию, а также протезированию по медицинским показаниям (подп. 2–5 п. 1 ст. 5, ст. 14.1 Закона № 255-ФЗ).

Пособие перечисляется на банковский счет, через почту или другую организацию, которую работник указал в разделе «Сведения о застрахованном лице».

Ответственность работодателя

Нарушение	Последствие
Сведения по запросу фонда не представлены в установленный срок	Штраф 5 000 руб. (ч. 3 ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ). С 1 июля 2026 года штраф не применяется, если фонд уже располагает необходимыми сведениями.
Представлены недостоверные сведения или скрыты данные, из-за которых фонд переплатил пособие	Штраф в размере 20% от излишне выплаченной суммы, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Из-за недостоверных сведений фонд выплатил пособие в излишнем размере	Возмещение излишних расходов фонда (подп. 6.1 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ)

Для отправки сведений в СФР и работы в системе СЭДО потребуется квалифицированная электронная подпись. Оформите сертификат заранее, чтобы не пропустить трёхдневный срок ответа на запрос фонда.